「値のみ」をコピペが必須
納品台帳や請求書など、月ごとに同じフォーマットのデータを管理する場合、新たなシートにデータをコピーして貼り付ける際に注意が必要です。
通常の「貼り付け」だけではなく、「形式を選択して貼り付け」から「値」を選択すれば、数値だけが移され、元のシートの数字を消しても連動してしまうことはありません。
保存はPDFで
また、毎月のデータ保存についてはPDF化が便利です。
これはWindowsに元々備わっている機能で、エクセルの「印刷」オプションから「Microsoft print to PDF」を選択し、ファイル名と保存先を決めるだけでPDFファイルとして保存できます。
PDF化することで、データの安全性が確保され、何時でも閲覧や印刷が可能となります。これらの機能を活用することで、次々とデータを追加していく業務もスムーズに進行し、エクセルの操作がより楽になります。
保存性の高低、処理に向くか向かないか
１，互換性の高さ
エクセルファイルとPDFファイルの両方にはそれぞれ異なる利点がありますが、保存性という観点からはPDFのほうが優れています。
PDFはWindowsでもMacでも、スマホでもタブレットでも、たいてい容易に開くことができます。これに対し、エクセルファイルはエクセルがインストールされているコンピューター、またはエクセルと互換性のあるアプリケーションが必要になります。
２，意図しない変更を防止
また、PDFは閲覧者によるデータの意図しない変更を防ぐことができます。
エクセルファイルの場合、誤ってデータを変更してしまう可能性がありますが、PDFファイルではその心配はありません。これは、特に多くの人が閲覧するデータや、長期間保存するデータの管理において重要です。
３，レイアウトの保持
さらに、PDFはファイルのレイアウトを保持します。それぞれのコンピューターでフォントや書式が微妙に異なることがあるエクセルと違い、PDFは作成した時点のレイアウトがそのまま保持されます。
４，処理に向いているのは
ただし、エクセルの場合は、データを後から分析するために、フィルタリングやソートなどの操作を行うことが可能です。このような動的な操作が必要な場合は、エクセルファイルを保存しておくことも有用です。
まとめますと、長期保存やレイアウトの保持、不必要な変更の防止を目的とする場合は、PDF化して保存することをお勧めします。
