単位はあるに越したことはない。
でも、省略できるなら、省略したほうが業務効率が良くなる。
取引関係や商品特性による
総じて、情報伝達と効率性のバランスを見つけるのが望ましい。
でも、省略できるなら、省略したほうが業務効率が良くなる。
取引関係や商品特性による
総じて、情報伝達と効率性のバランスを見つけるのが望ましい。
というお話です。
単位が納品書の数量欄に明記される必要性は、明確な情報伝達を保証するために重要と言えます。
具体的には、商品の数量がどの単位で数えられているのかをはっきりさせることで、注文の混乱や誤解を未然に防ぐ役割を果たします。
他方で、自社と取引先間で商品ごとの単位に共通認識がある場合、単位を省略することも可能です。
そのメリットとしては、納品書の視認性の向上やデータ入力の省力化が挙げられます。
単位の記載が省略されることは、取引関係や商品特性により、異なる場合があります。
単位を省略する判断基準としては、取引関係の深度、商品の特性、取引の頻度などが考慮されるべきです。
常に一貫した商品を取引している、一貫した単位で常に取引している、そしてその認識が双方で共有されている場合などです。
たとえば、
- いつも蜂蜜をバルク単位で取引しているのだから、単位はバルクであってケースではない、という共通認識が双方にあれば、単位はいらない。
- いつもビールを箱単位で取引しているのだから、1本、2本じゃなくて、箱数だ、という共通認識が双方にあれば、単位はいらない。
といった具合です。
納品書の作成において単位を省略することでのコスト削減効果は、特に文書の作成やデータ入力の労力を減らすことによるものです。しかし、その効果を十分に享受するためには、共通認識がしっかりと共有されていることが前提となります。
